Akademie des EhrenamtsVeränderung im Betrieb erfolgreich kommunizieren
Ob neue Maschine, digitale Zeiterfassung oder Generationswechsel in der Geschäftsführung: Veränderung gehört im Handwerksbetrieb zum Alltag. Ob sie gelingt, hängt weniger von der Veränderung selbst ab als davon, wie sie kommuniziert wird. Coach Dr. Leo Pfefferer informierte dazu im Rahmen eines Workshops bei der Akademie des Ehrenamts.
Damit Veränderung im Betrieb gelingt, hilft zunächst ein Verständnis dafür, wie Mitarbeitende auf Veränderungen reagieren.
Der Erfolg eines Veränderungsprozesses hängt von der Wahrnehmung der Beteiligten ab. Auf den Veränderungsbedarf folgt zunächst die Wahrnehmung der Mitarbeitenden, dann deren Bewertung: Nehmen sie die Veränderung als Chance oder als Risiko wahr? Genau diese Bewertung entscheidet über das Verhalten – ob jemand mitgestaltet oder in den Widerstand geht.
Unser Gehirn bevorzugt von Natur aus Vertrautes, Sicherheit, Routine und Kontrolle. Veränderung erzeugt deshalb häufig Unsicherheit, Sorge um Kontrollverlust und Angst vor Nachteilen. Ein Beispiel: Wird im Betrieb eine neue Maschine eingeführt, ist die eigentliche Sorge selten die Technik – sondern die Frage „Werde ich das können?“
Die drei Zonen: Komfort, Gestaltung, Überforderung
Veränderung braucht den richtigen Rahmen.
- Komfortzone – „Das kenne ich.“ Routinen, Sicherheit, keine große Anstrengung.
- Gestaltungszone – „Hier kann ich lernen und etwas bewegen.“ Neues ausprobieren, Verantwortung übernehmen, sich weiterentwickeln. Hier entsteht Zukunft.
- Überforderungszone – „Das wird mir zu viel.“ Stress, Kontrollverlust, Rückzug oder Widerstand.
Der Mensch möchte sich gerne in seiner Komfortzone aufhalten. Zu viel, zu schnell oder zu unklar kommunizierte Veränderung treibt ihn in die Überforderungszone. Gute Change-Kommunikation hält Menschen dagegen in der Gestaltungszone – herausfordernd, aber machbar.
Ein Beispiel: Führt ein Betrieb die digitale Zeiterfassung ein, sollte genug Zeit zum Ausprobieren bleiben, gleichzeitig aber klare Unterstützung angeboten werden.
Wichtig zu wissen: Fehlen Informationen, entstehen Interpretationen, aus Interpretationen werden Gerüchte, aus Gerüchten Unsicherheit und Widerstand. Wo Informationen fehlen, werden Geschichten gesponnen.
Schlechte vs. gute Change-Kommunikation
Schlechte Kommunikation informiert nur bei Dringlichkeit, bleibt rein auf der Sachebene, verschweigt Probleme und stellt Mitarbeitende vor vollendete Tatsachen. Typische Formulierungen: „Das ist doch alles sonnenklar!“, „Wir müssen das jetzt machen!“, „Das ist entschieden.“
Gute Kommunikation informiert regelmäßig und aktiv, nennt Fakten, Auswirkungen und Nutzen gemeinsam, spricht Herausforderungen offen an und bezieht die Belegschaft ein. Beispiel: „Ich möchte Ihnen erklären, warum wir diesen Schritt gehen. Wir brauchen Sie, damit die Umstellung gelingt.“
Eine einfache Formel hilft dabei, jede Veränderung verständlich zu machen:
„Wir verändern [was], weil [Grund]. Dadurch erreichen wir [Ziel]. Für Sie bedeutet das [Auswirkung]. Als Nächstes machen wir [nächster Schritt].“
Beispiel: „Wir führen die digitale Zeiterfassung über ein Arbeitstablett ein, weil wir die Abrechnung schneller und transparenter machen wollen. Für Sie bedeutet das, dass die Arbeitszeit direkt auf der Baustelle erfasst wird. Nächste Woche testen wir das mit einem Pilotteam.“
Fünf Fragen sollte jede Veränderungsbotschaft beantworten: Warum ist die Veränderung notwendig? Was verändert sich konkret? Was bedeutet das für die Betroffenen? Was bringt es? Und wie soll es ablaufen?
Die 5 Regeln guter Change-Kommunikation
- Frühzeitig, ausgiebig und regelmäßig informieren.
- Klar, ehrlich und authentisch kommunizieren.
- Zuhören, bevor man überzeugen will.
- Widerstand ernst nehmen.
- Menschen zu Beteiligten machen – im Dialog.
Dazu gehört auch, während der Veränderung regelmäßig über Fortschritte, Erfahrungen, Probleme und die nächsten Schritte zu informieren.
Widerstand erkennen und richtig damit umgehen
Widerstand zeigt sich nicht immer offen. Er kann sich äußern als offene Kritik, als scheinbare Zustimmung mit verdeckter Verweigerung, als Verzögerungstaktik, Schweigen, Rückzug oder Zynismus.
Entscheidend zu verstehen: Widerstand ist eine Reaktion auf persönliche Bedürfnisse – nach Sicherheit, Orientierung, Verständnis, Beteiligung, Befähigung oder Perspektive. Wer das im Blick behält, kann Widerstand leichter einordnen, statt ihn persönlich zu nehmen.
Am besten hilft aktives Zuhören: sich dem Gegenüber zuwenden, eigene Reaktionen zurückhalten, nachfragen und das Gehörte in eigenen Worten wiederholen. Verstehen kommt vor Verstandenwerden – eine gesendete Botschaft ist noch lange nicht verstanden.
Was dagegen selten hilft: sich sofort rechtfertigen, Gegenargumente abfeuern, Probleme kleinreden, das Gegenüber unterbrechen oder mit Killerphrasen wie „Ich habe recht“ reagieren.
Wenn Überzeugungsarbeit nötig ist, hilft eine klare Struktur: die eigene Position begründen, mit Fakten belegen, auf umstrittene Punkte eingehen und mögliche Gegenargumente selbst ansprechen und entkräften.
Fazit: Change-Management ist auch Beziehungsarbeit
Die individuelle Bewertung entscheidet darüber, ob jemand Widerstand leistet oder mitwirkt. Verständliche Change-Kommunikation ist dabei der Schlüssel zum Erfolg. Wichtig ist, zunächst die Perspektive der Mitarbeitenden zu verstehen, bevor man versucht, sie zu überzeugen. Denn Change-Management ist am Ende immer auch Beziehungsarbeit.
Diese Tipps stammen aus dem Vortrag von Dr. Leo Pfefferer, Trainer, Mediator und Coach. Er hielt den Workshop „Changemanagement – Mit Kommunikation Veränderung erfolgreich gestalten!“ im Rahmen der Akademie des Ehrenamts bei der Handwerkskammer für Mittelfranken. Dort finden regelmäßig kostenlose Fortbildungen, Webinare und Seminare für Ehrenamtliche statt.
