Neue Informationspflicht 2026 Souveränes Onboarding für internationale Arbeitskräfte

Seit 1. Januar 2026 gilt § 45c Aufenthaltsgesetz (AufenthG): Arbeitgeber müssen ausländische Beschäftigte aus Drittstaaten über das Beratungsangebot „Faire Integration“ informieren. Was jetzt für Ihren Betrieb wichtig ist und wie Sie die Vorgaben rechtssicher umsetzen.

Seit dem 1. Januar 2026 ist die Neuregelung des § 45c Aufenthaltsgesetz (AufenthG) verbindlich. Diese Vorschrift erweitert den Schutz für ausländische Beschäftigte: Was bisher bereits für EU-Bürger (nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz) galt, wird nun per Gesetz auch auf Drittstaatsangehörige ausgeweitet.

Wer ist betroffen? (Definition Drittstaaten & Wohnsitz)

Die Pflicht gilt für Arbeitgeber mit Sitz in Deutschland, wenn sie Personen aus Drittstaaten einstellen. Damit sind alle Länder gemeint, die nicht zur EU, zum EWR oder zur Schweiz gehören.

Wichtig für die Praxis

• Anwerbung aus dem Ausland: Die Pflicht greift nur, wenn der künftige Mitarbeiter zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt noch im Ausland hat.
• Qualifikation: Das Gesetz unterscheidet nicht nach dem Bildungsgrad. Die Pflicht umfasst alle Arten von Beschäftigten – von Fachkräften über Auszubildende bis hin zu Helfern.
• Lokale Festanstellung: Die Pflicht bezieht sich auf Arbeitsverträge zur Arbeitsleistung in Deutschland. Reine Entsendungsverträge (bei denen die Kraft nur vorübergehend nach Deutschland geschickt wird) fallen in der Regel nicht darunter.

Was Unternehmen jetzt beachten müssen

Arbeitgeber müssen ihre neuen Teammitglieder aktiv über das bundesweite Beratungsangebot „Faire Integration“ informieren. Dieses Angebot ist unentgeltlich und berät zu Themen wie Lohn, Arbeitszeit, Urlaub, Kündigung oder Abmahnung.
Die Information muss spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung erfolgen. Die Mitteilung muss in Textform ausgehändigt werden. Es müssen die aktuellen Kontaktdaten der vom tatsächlichen Arbeitsplatz nächstgelegenen Beratungsstelle angegeben werden.

Ausnahme: Grenzüberschreitende Vermittlung

Die Hinweispflicht entfällt, wenn die Fachkraft über eine offizielle Vermittlung der Bundesagentur für Arbeit (nach § 299 SGB III) kommt.

Rechtssicherheit durch offizielle Mustervorlagen

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) stellt standardisierte Merkblätter zur Verfügung.

Mustervorlagen für Arbeitgeber

Obwohl das Gesetz keine Unterschrift des Mitarbeiters erzwingt, sollten Betriebe die Vorlage mit Empfangsbestätigung nutzen. So verfügen Sie über einen rechtssicheren Nachweis in der Personalakte, dass Sie Ihrer Pflicht ordnungsgemäß nachgekommen sind.

Praktische Umsetzung: So finden Sie die richtige Beratungsstelle

Um die korrekten Kontaktdaten der nächstgelegenen Beratungsstelle anzugeben, hilft die Standortsuche auf der offiziellen Webseite von „Faire Integration“.

Direkt zum Beratungsstellen-Finder

Dort finden Sie auch mehrsprachiges Infomaterial zum Download.

Fazit: Auch wenn Verstöße aktuell noch nicht mit Bußgeldern belegt sind, sollten Betriebe ihre Prozesse anpassen. Am effizientesten ist es, den Hinweis direkt als festen Zusatz zum Arbeitsvertrag zu gestalten. Das sichert die Fristwahrung und unterstreicht eine professionelle, rechtssichere Willkommenskultur.