Online-Meetings via Zoom: Informationen zur Datenerhebung

Informationen zur Datenerhebung gemäß Artikel 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO); Teilnahme an Online-Meetings via Zoom

Die Handwerkskammer für Mittelfranken, Sulzbacher Straße 11-15, vertr. durch den Hauptgeschäftsführer und den Präsidenten, erhebt und verarbeitet Ihre Daten, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Online-Seminare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). Wir nutzen zu diesem Zweck das Tool „Zoom“. „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.  
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen. 
Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben. 
 
Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden. 
 
 
Datenkategorien
 
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen. 
 
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung: 
 
Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Meetingpasswort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), 
Abteilung (optional) 
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen 
 
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats. 
 
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden. 
 
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. Stummstellen.  
 
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Dokumente oder Ihre Bildschirmansicht mit den anderen Teilnehmern zu teilen. Dies erfolgt jedoch nur, wenn Sie diese Funktion anwenden. 
 
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen. 
 
 
Umfang der Verarbeitung 
 
Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt. 
 
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein. 
 
Im Falle von Online-Seminaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Online-Seminaren auch die gestellten Fragen von Online-Seminar-Teilnehmenden verarbeiten. 
 
Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Online-Seminaren, Umfragefunktion in Online-Seminaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden. 
 
Rechtsgrundlage 
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO. Die effektive Durchführung von „Online-Meetings“ ist erforderlich, um unsere Aufgaben nach § 91 HwO zu erfüllen. 
 
Empfänger / Weitergabe von Daten 
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind. 
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist. 
 
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union 
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. 
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. 
 
Speicherfristen 
Sofern keine besonderen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, werden die Daten gelöscht, sobald sie für den Zweck der Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind.  
 
Betroffenenrechte 
 
Sie haben das Recht, der Verwendung Ihrer Daten zum Zweck der Ausübung unserer Aufgaben, die im öffentlichen Interesse oder in der Ausübung öffentlicher Gewalt liegen, jederzeit zu widersprechen. Soweit die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit per Mail an akademie@hwk-mittelfranken.de mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf geht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf nicht verloren (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Beachten Sie, dass bereits gedruckte Veröffentlichungen nicht zurückgeholt werden können. Sie sind berechtigt, Auskunft der bei uns über Sie gespeicherten Daten zu beantragen (Art. 15 DSGVO), bei Unrichtigkeit der Daten die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder bei unzulässiger Datenspeicherung die Löschung (Art. 17 DSGVO) bzw. die Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) der Daten zu fordern. Auf Ihren Wunsch haben Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Ihnen steht des Weiteren ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde, dem Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz, zu. Sie können unseren Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@hwk-mittelfranken.de erreichen.